Organizzazione e comunicazione di eventi internazionali in ambito editoriale

La seconda parte della lezione del 16 maggio, tenuta da Claudio Curcio, direttore e fondatore della manifestazione Napoli COMICON, ha affrontato un esempio pratico di evento in ambito editoriale.

Napoli COMICON è una manifestazione nata da un gruppo di appassionati di fumetto, tra cui Claudio Curcio.

L’idea di partenza era quella di creare a Napoli un salone legato al mondo del fumetto, con un intento maggiormente espositivo piuttosto che fieristico, da cui la denominazione Salone Internazionale del Fumetto.

Organizzare un evento internazionale in ambito editoriale richiede diverse fasi di preparazione, a partire dallo sviluppo del progetto.

Bisogna innanzitutto determinare se il progetto deve generare utili o se è finanziato interamente da istituzioni e sponsor, ipotesi in cui chi organizza riceve un budget chiuso da gestire.

Per ricercare fondi è fondamentale instaurare rapporti con le istituzioni, cercando il supporto di città, province, regioni e partecipando ai vari bandi istituiti a livello regionale, nazionale ed europeo.

Anche gli sponsor privati possono offrire finanziamenti in cambio della sola visibilità o, sempre più spesso ,per uno scambio di servizi e contenuti.

Con i media partner (radio, televisione, stampa) si viene a creare un rapporto interessante e stimolante a livello di comunicazione, ambito in cui contano molto anche le attività legate a web, forum e social network.

Ruolo fondamentale e insostituibile per la comunicazione di un festival è quello svolto dall’ufficio stampa, che deve essere adeguato alla portata dell’evento.

La redazione di un budget preventivo sufficientemente dettagliato risulta necessaria per la buona riuscita di un evento, dato che le risorse a disposizione incidono fortemente sulla realizzazione effettiva dei contenuti.

I ricavi provengono dalla vendita di stand e biglietti e dai finanziamenti di istituzioni e sponsor.

Le voci di spesa da considerare riguardano invece allestimenti, ospitalità, organizzazione, promozione, pubblicità.

Nell’elenco non devono mancare le spese varie, una voce apparentemente generica, ma presente in tutte le categorie elencate.

Capita frequentemente di dover sostenere delle spese impreviste (più o meno significative a seconda della scala dell’evento) per cui considerare in anticipo un margine per queste uscite aiuta a tenere sotto controllo la gestione del budget.

Questo tipo di eventi include mostre di tavole e illustrazioni originali, spesso di grande valore, da cui deriva un’attività di gestione e organizzazione delle opere, che devono essere trasferite dal luogo d’origine, assicurate, esposte e restituite.